Werkdruk wordt vaak zichtbaar bij een individuele medewerker. Iemand geeft aan dat het te veel wordt, heeft moeite om het overzicht te houden of meldt zich wat vaker kort ziek. In een gesprek kan dan blijken dat de hoeveelheid werk is toegenomen, prioriteiten niet altijd duidelijk zijn of dat iemand weinig ruimte ervaart om het werk zelf in te delen.
Zo’n gesprek is belangrijk, maar vertelt nog niet automatisch of het probleem alleen bij deze medewerker speelt. Wanneer vergelijkbare signalen op meerdere plekken terugkomen, kan er meer aan de hand zijn binnen de manier waarop het werk is georganiseerd.
Werkdruk kent verschillende oorzaken
Niet iedere medewerker ervaart dezelfde hoeveelheid werk op dezelfde manier. Er zijn verschillen in ervaring, belastbaarheid, privésituatie en de manier waarop iemand met druk omgaat. Tegelijk wordt werkdruk ook beïnvloed door omstandigheden binnen het werk zelf. Denk aan een structureel hoge hoeveelheid werk, veel veranderingen binnen korte tijd, onduidelijke verwachtingen of weinig ruimte om zelf prioriteiten te stellen. Ook onderbezetting kan een rol spelen. Werkzaamheden worden dan verdeeld over minder mensen, waardoor de druk langere tijd hoger blijft. Wanneer dat tijdelijk gebeurt hoeft het niet direct tot problemen te leiden. Het wordt lastiger wanneer medewerkers onvoldoende ruimte krijgen om te herstellen of wanneer de tijdelijke situatie langzaam de normale werkwijze wordt. Werkdruk ontstaat daardoor vaak uit een combinatie van factoren. Wie alleen kijkt naar hoe één medewerker ermee omgaat, mist mogelijk een deel van het beeld.
Let op signalen die vaker terugkomen
Een enkele medewerker die aangeeft dat het druk is, hoeft niet direct te betekenen dat er binnen een team een structureel probleem bestaat. Toch is het verstandig om alert te worden wanneer vergelijkbare opmerkingen vaker terugkomen.
Dat kan bijvoorbeeld zichtbaar worden doordat meerdere medewerkers moeite hebben met dezelfde planning, regelmatig aangeven dat prioriteiten onduidelijk zijn of weinig ruimte ervaren om hun werk goed af te ronden. Ook een toename van fouten, achterstanden, spanningen binnen het team of vaker kortdurend verzuim kan aanleiding zijn om verder te kijken. Die signalen zeggen op zichzelf niet wat de oorzaak is, maar kunnen wel helpen om te bepalen of er meer onderzoek nodig is. Bij veranderingen in gedrag of functioneren kan het ook helpen om te kijken naar signalen van mentale overbelasting.
Voor HR en leidinggevenden betekent dit dat losse gesprekken soms bij elkaar gebracht moeten worden. Pas dan wordt duidelijk of verschillende medewerkers misschien tegen hetzelfde probleem aanlopen.
Onduidelijkheid kost vaak meer energie dan gedacht
Werkdruk gaat niet alleen over de hoeveelheid werk. Ook de manier waarop het werk is ingericht heeft invloed. Wanneer verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, medewerkers regelmatig moeten wachten op besluiten of verschillende opdrachten dezelfde prioriteit lijken te hebben, kost dat extra tijd en energie. Hetzelfde geldt wanneer teams vaak moeten schakelen tussen werkzaamheden of wanneer verwachtingen veranderen zonder dat daar voldoende uitleg of ruimte tegenover staat.
Op papier kan de hoeveelheid werk dan misschien haalbaar lijken, terwijl de dagelijkse uitvoering veel meer vraagt.
Het helpt daarom om bij signalen van werkdruk niet alleen te vragen hoeveel werk iemand heeft, maar ook hoe het werk georganiseerd is. Zijn de verwachtingen duidelijk? Is er voldoende capaciteit? Kunnen medewerkers zelf keuzes maken in de planning? En weten zij wie waarvoor verantwoordelijk is?
Eén gesprek geeft maar een deel van het beeld
Een individueel gesprek blijft een belangrijke manier om te begrijpen wat een medewerker ervaart. Voor een organisatie is daarnaast ook het bredere beeld relevant.
HR hoort bijvoorbeeld tijdens verschillende gesprekken dat medewerkers moeite hebben met dezelfde verandering. Een leidinggevende merkt dat meerdere mensen binnen het team achterlopen. Een casemanager ziet dat bepaalde onderwerpen regelmatig terugkomen bij verzuim. Los van elkaar zijn dat afzonderlijke signalen. Door ze samen te bekijken, kan duidelijk worden of er sprake is van een terugkerend patroon.
Dat betekent niet dat persoonlijke informatie tussen verschillende dossiers moet worden gedeeld. Het gaat om het herkennen van bredere thema’s binnen de organisatie, zonder individuele situaties op één hoop te gooien.
Werkdruk hoort ook thuis in de RI&E
Werkdruk en mentale belasting zijn arbeidsrisico’s die binnen de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie aandacht kunnen vragen. De RI&E helpt om gestructureerd in kaart te brengen welke risico’s binnen een organisatie aanwezig zijn en welke maatregelen nodig zijn.
Wanneer werkdruk als aandachtspunt naar voren komt, is het belangrijk om verder te kijken dan de constatering dat medewerkers het druk hebben.
Waar ontstaat de druk? Welke functies of teams hebben ermee te maken? Welke factoren spelen mee en welke veranderingen zijn mogelijk?
De antwoorden kunnen per organisatie heel verschillend zijn. Bij de ene organisatie ligt het vooral in de hoeveelheid werk, bij een andere in onduidelijke verantwoordelijkheden, veranderende processen of onvoldoende ruimte om te herstellen.
Een RI&E geeft daarmee een belangrijk vertrekpunt om werkdruk niet alleen als individuele ervaring te benaderen, maar ook als arbeidsrisico binnen de organisatie.
Soms is verdere verdieping nodig
Wanneer uit de RI&E blijkt dat bepaalde arbeidsrisico’s meer aandacht vragen, kan aanvullend onderzoek passend zijn. Een PAGO richt zich specifiek op gezondheidsrisico’s die samenhangen met het werk. Wanneer u breder wilt kijken naar gezondheid, belastbaarheid, herstel en werkvermogen, kan een PMO meer inzicht geven.
Welke vorm passend is, hangt af van het soort werk, de risico’s die binnen de organisatie spelen en de informatie die al beschikbaar is.
Ook tussentijds kan het waardevol zijn om zicht te houden op onderwerpen als werkdruk, energie, herstel en belastbaarheid. Binnen Preventie op Werk worden deze onderwerpen periodiek en laagdrempelig uitgevraagd. Bij voldoende deelname kunnen werkgevers geanonimiseerde inzichten krijgen in bredere thema’s binnen de organisatie.
Die informatie vervangt de RI&E, PAGO of PMO niet. Het kan wel helpen om ontwikkelingen eerder op te merken en signalen niet pas te bespreken wanneer problemen al langer spelen.
Kijk ook naar wat er achter de signalen zit
Wanneer meerdere medewerkers aangeven dat het werk moeilijk vol te houden is, hoeft de oplossing niet direct duidelijk te zijn. Het is wel een reden om verder te kijken. Soms is een praktische aanpassing voldoende. In andere situaties vraagt het om veranderingen in planning, capaciteit, verantwoordelijkheden of werkprocessen. Ook aanvullende begeleiding of onderzoek kan passend zijn. Door individuele signalen te combineren met informatie over het werk en de organisatie ontstaat een completer beeld van wat er speelt. Daarmee wordt het makkelijker om maatregelen te kiezen die passen bij de daadwerkelijke oorzaak van de werkdruk. Werkverzuim denkt met werkgevers mee over verzuim en preventie en over de vraag welke vervolgstap bij de organisatie past.
Wilt u weten waar binnen uw organisatie aandacht nodig is? Bekijk onze informatie over Preventie op Werk of bespreek uw situatie met uw vaste casemanager.
